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Veränderung der schriftlichen Kommunikation

4.1. Anfangsphase

Bevor die Emaildienste eingeführt wurden wurde der größte Teil der Kommunikation verbal oder schriftlich mittels Brief abgewickelt. Meist wurde der Brief händisch verfasst, die Schreibmaschine war den Büros und Sekretärinnen vorbehalten. Gerade im privaten Bereich hat sich die Schreibmaschine eigentlich kaum durchgesetzt. Nachdem der Brief geschrieben wurde musste er aufgegeben werden was sich später mit Einführung von Technologien wie Telefax leicht veränderte. Dennoch konnte sich das Fax-Gerät ebenfalls nur in Unternehmen durchsetzen. Eine schriftlicher Kommunikationsablauf wurde jedenfalls immer mit dem Verfassen eines Briefes per Hand, oder auch per Schreibmaschine begonnen.

Bei einem mit der Hand verfassten Brief erhielt dieser eine persönliche Note. Es war möglich, an Hand der Schrift zu erkennen, in welchen emotionalen Zustand der Verfasser war. Der Schriftstil gab z.B. auch Aufschluss darüber ob sich das Gegenüber länger mit dem Verfassen des Schriftstückes befasst hatte oder ob der Inhalt in letzter Minute verfasst wurde. Bei einem Liebesbrief war es möglich, dem Papier mit Parfüm einen bestimmten Duft zu geben, der bestimmte Gedanken oder Vorstellungen im Leser hervorrufen sollte.

Bei einem traurigen Brief war es möglich zu erkennen, ob der Verfasser beim Schreiben geweint hatte, da die Tränen auf dem Papier sichtbar waren. Diese Emotionen verschwinden vollkommen bei der elektronischen Kommunikationsform Email. Email übermittelt ein reduziertes Informationsangebot ohne Gefühle und Emotionen. Aber diese Entwicklung ist teilweise schon auf die Schreibmaschine zurückzuführen. Im geschäftlichen Bereich wurde mit der Einführung der Schreibmaschine die handschriftliche Kommunikation in vielen Bereichen abgelöst. Da Emotionen im betrieblichen und geschäftlichen Bereich keine tragenden Rollen spielen, sind diese auch nicht vermisst worden. Die persönliche Note in der geschäftlichen Korrespondenz beschränkt sich lediglich auf die Unterschrift des Verfassers.

Durch Einführung des PC im geschäftlichen Bereich hat sich im Vergleich zur Schreibmaschine nichts wesentliches verändert. Ein Brief wird nun mit dem PC und nicht mehr mit der Schreibmaschine geschrieben. Der PC macht es jedoch möglich, ein und den selben Brief mehrmals auszudrucken und eventuell für jeden Ausdruck leicht zu verändern. Der Brief muss also nicht neu geschrieben werden. Durch diesen Vorteil wurden die Schreibmaschinen sehr schnell vom PC abgelöst. Durch den flächendeckenden Einsatz von PC, der Weiterentwicklung des Internet und der damit verbunden Vernetzung des PC wurde die Basis für eine neue Kommunikationsform, das Email, geschaffen.

Zu Beginn dieser Entwicklung wurde die elektronische Kommunikationsform Email hauptsächlich für wissenschaftliche Zwecke verwendet. Die Verwendung und Nutzung von Email geht Hand in Hand mit der Verwendung und Nutzung des Internet. Durch die Verbreitung des Internet, das bedeutet durch die flächendeckende Vernetzung, gewinnt das Email immer mehr an Bedeutung. Die ersten Benutzer waren Forscher und wissenschaftliche Institute. Diese hatten damit die Möglichkeit, schnell und unkompliziert Erfahrungen und Erkenntnisse auszutauschen, bzw. miteinander zu kommunizieren ohne sich persönlich zu treffen oder eine permanente telefonische Verbindung aufrechtzuerhalten. Es ergab sich die Möglichkeit, auf im Internet publizierte Berichte zu antworten und mit dem Verfasser des Artikels unmittelbar in Kontakt zu treten. Dadurch konnten finanzielle, zeitliche und geographische Hürden relativ einfach umgangen werden. Durch die vermehrte Nutzung auf diesem Gebiet wurden in Folge die wissenschaftlichen Einrichtungen (Universitäten) miteinander verbunden, um eine einfache und schnelle Kommunikation mit anderen Einrichtungen zu ermöglichen. Nutznießer dieser Entwicklung waren vor allem die Studenten, die dadurch sehr früh in den Genuss dieser Technologie kamen. Besonders an der Technischen Universität Wien wurde diese Entwicklung gefördert und vorangetrieben. Durch die Eigenart unseres Studiums Wirtschaftsinformatik, das an zwei Universitäten in Wien beheimatet ist, konnten wir beobachten, wie unterschiedlich die Entwicklung auch zwischen verschiedenen wissenschaftlichen Einrichtungen sein kann. Da sich die TU hauptsächlich mit Technik befasst und unserer Studium dem Studium der Informatik sehr nahe kommt, waren wir bei der ersten Gruppe der Studenten, welche diese neue Kommunikationsform Email verwendet haben während in anderen Bereichen der Universität diese Entwicklung noch nicht Einzug hielt.

Emails wurden im Anfangsstadium hauptsächlich dazu verwendet, schriftliche Kurzmitteilungen zu ersetzen bzw. mit Kollegen in Kontakt zu treten mit der Gewissheit, dass die Nachricht schnell und zuverlässig ankommt. Die Nachricht wird nach der Erstellung innerhalb von Sekunden an den Empfänger geschickt und ist sofort abrufbar. Falls der Empfänger online ist, hat er die Möglichkeit sofort eine Antwort zu schicken. Ansonsten wird die Nachricht gespeichert und wenn der Empfänger das nächste Mal online geht, bekommt er die Nachricht zugestellt. Es wird im Vergleich zum Brief die Reaktionszeit um ein vielfaches herabgesetzt. Die Übermittlung der Nachricht ist außerdem unabhängig von anderen Diensten wie zum Beispiel der Post, wo es durch Probleme oder Fehler immer zu Verzögerungen kommen kann.

Da es sich meist um Kurzmitteilungen bzw. Informationsaustausch handelte, fiel beim Email im Vergleich zum herkömmlichen Brief die Notwendigkeit an Formulierungen und der sauberen Gestaltung weg. Dies führte natürlich auch zu der Erkenntnis, dass Email schreiben wesentlich weniger Mühe bereitete als das Verfassen eines Briefes. Kurz gesagt ein Email war formlos.

Durch die Neuheit dieser Entwicklung gibt es deshalb auch keine bestehenden Umgangsformen oder gewachsene Richtlinien. Da der Brief schon eine längere Geschichte hinter sich hat, haben sich bestimmte Richtlinien und Umgangsformen entwickelt, welche eine allgemeine Gültigkeit besitzen und als Standard betrachtet werden können. Bei dem Email wurden jedoch auch die Richtlinien oder Umgangsformen von den Briefen nicht übernommen, obwohl das Email in gewisser Weise als der Nachfolger des herkömmlichen Briefes gesehen werden kann.

Im übrigen wurde damals noch nicht realisiert, dass das Email den Brief einmal fast zur Gänze ersetzten könnte. Die Benutzer empfanden diese neue Kommunikationsform als praktisch, unbürokratisch und angenehm durch ihre schon erwähnten Eigenschaften. Das wirkliche Potential, welches in dieser Kommunikationsform schlummerte, wurde erst nach und nach entdeckt und genutzt. Damit das Email sich zu seiner jetzigen Verbreitung entwickeln konnte, mussten mehrere Personen Zugang zu dieser Technik erlangen. Ein wichtiger Meilenstein für den Erfolg des Emails war somit die Verwendung dieser Kommunikationsform in Betrieben und Unternehmen. Vorreiter waren natürlich Unternehmen der Computer- und Informationsbranche.